6.1 Bedrijfsvoering
Inleiding
De ambities die we hebben en de taken waar de gemeente voor staat, vragen om een organisatie die daarop toegerust is. We willen dat medewerkers zich gemotiveerd voelen om zich met hun kennis, kunde en werkplezier in te zetten voor de stad. De deskundigheid en ervaring in de organisatie kan de komende jaren onder druk staan door toenemende krapte op de arbeidsmarkt en uitstroom van medewerkers die met pensioen gaan. Dat stelt ons voor grote uitdagingen. We hanteren een flexibele schil van inhuur om fluctuaties in werk op te vangen en omdat niet alle specialismen voortdurend nodig zijn. We zoeken de balans tussen de medewerkers in de organisatie en de flexibele schil. In onze aanpak werken we steeds minder met blauwdrukken en langjarige detailplannen. We werken samen met de stad de grote lijnen uit en werken daarna met betrokken partijen aan de specifieke invulling.
Op het gebied van informatievoorziening werken we aan een toekomstgerichte, duurzame en stabiele ICT-omgeving. Ook de juridische kwaliteitszorg en privacy krijgen veel aandacht in de komende tijd. Veel juridisch werk gebeurt ‘achter de schermen’, maar moet van onberispelijke kwaliteit zijn.
In het programma bedrijfsvoering rapporteren we hoe we hierop geacteerd hebben door inzicht te geven in datgene dat we in 2019 gerealiseerd hebben ten opzichte van de in de begroting 2019-2022 opgenomen beleidsdoelen en activiteiten.
Belangrijke gebeurtenissen
1 . Organisatie ontwikkeling 'Werken voor bestuur en stad'
Beleidsdoel 2019-2022 | Activiteiten 2019 | Realisatie 2019 |
1.1. Opgavengericht werken: De opgaven zoals die in het coalitie akkoord zijn verwoord, staan centraal in onze aanpak. Wij werken in samenhang, met partners in de stad aan deze vraagstukken. Daarbij organiseren we flexibiliteit en slagkracht | Resultaatgericht werken met gebruik van 'agile' tools. Ook de aansturing van de opgaven gaan we steeds meer op een samenhangende en 'agile' manier inrichten, zowel op bestuurlijk (college) als ambtelijk (management) niveau. | In 2019 hebben wij in onze agile coaching nadrukkelijk ingezet op het resultaatgericht werken en sturen; bijvoorbeeld door interventies/hulp bij weekstarts, maar ook als onderdeel van de coaching van het management in hun leiderschap (DILO). Dit leidt ertoe dat tijd gerichter en effectiever kan worden ingezet, met focus op de te behalen resultaten. |
Talentgericht bemensen van 'dedicated' opgaventeams. | In 2019 hebben we een verdere impuls gegevens aan het opgavengericht werken, onder meer via “dedicated teams”. Wij noemen deze teams Effectieve Amersfoortse Teams. Op 5 grote opgaven werken wij op buiten de lijnorganisatie in die vorm, te weten: Duurzame Stad, Woningbouwopgave, Transformatie Sociaal Domein / Betaalbaarheid van de Zorg, de Omgevingswet en Digitaal 2020 (intern programma). | |
Gebiedsgericht werken doorontwikkelen en koppelen aan de gemeentebrede opgaven, o.a. duurzame en groeiende stad. | Een belangrijk instrument van het gebiedsgericht werken zijn de plannen van aanpak voor de gebieden. In de plannen worden de prioriteiten benoemd voor een periode van 2 jaar, dit zijn de zaken die we vanuit gebiedsgericht werken met voorrang willen oppakken. De prioriteiten zijn onlosmakelijk verbonden aan de grote gemeentebrede opgaven, namelijk Groeiende stad, Duurzame stad en Inclusieve (en veilige) stad. We begeleiden onderwerpen als fluïde jeugdnetwerken, ondermijning, oud en nieuw, fysieke aanpassingen (vergroening, speelplekken), wijkwarmteplannen en een passende inpassing van de woningbouwopgave (inbreiding). | |
1.2. Klantgericht werken en digitalisering: het optimaliseren van de klantervaring en het lean organiseren van onze werkprocessen. We streven ernaar dat onze bedrijfsvoering volledig digitaal is in 2020(papierloos). NB. Zie ook: programma 1 voor meer doelen op het thema “Omgevingswet” en programma 4 op het thema “Dienstverlening” . | Het verbeteren van onze dienstverlening via de 'klantreisbenadering' en door het stimuleren van permanente verbeterstructuren binnen onze klantteams. | Ook in 2019 zijn er 'klantreizen' gemaakt. Samen met klanten en collega's van verschillende afdelingen bekijken wij wat klanten tegenkomen als ze zaken met ons willen doen en wat er beter kan. De eerste klantreis ging over het aanvragen van een scootmobiel. Deze reis heeft geleid tot verschillende concrete verbeteracties. De belangrijkste is dat al tijdens het huisbezoek direct al de formele aanvraag voor de scootmobiel kan worden gedaan; dat is wel zo prettig voor de klant. Ook zijn we aan de slag gegaan met het 'jongerenloket' van de afdeling Werk, Inkomen en Zorg. Hieruit bleek dat de jongeren blij zijn met het persoonlijk contact maar dat het invullen van formulieren wel ingewikkeld is. Hier zijn acties op bedacht. |
Het digitaliseren van onze bedrijfsvoering en (deels) ook onze dienstverlening, met oog voor privacy en bescherming van data. | Het digitaliseren van onze bedrijfsvoering is een permanente ontwikkeling, zo ook in 2019. Dat doen wij met nadrukkelijk met oog voor privacy en bescherming van data; een nieuwe verwerking of applicatie start in beginsel niet voordat er een DPIA is uitgevoerd. De mate van aandacht voor het thema informatievoorziening en IT zal de komende jaren alleen maar verder toenemen. | |
Het 'Omgevingswet' proof maken (in de aanloop tot 2021) van onze werkwijzen en bedrijfsprocessen (omgevingsvisie, omgevingsplan, omgevingsvergunning) en het aansluiten op het DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet). | In 2019 hebben we langs vijf sporen stappen gezet in de voorbereiding op de Omgevingswet (zie ook RIB 2019-66). de ontwikkeling van de Omgevingsvisie. We zijn van start gegaan met het ontwikkelen van de Omgevingsvisie. Daarnaast gaan we voor twee pilot gebieden een omgevingsplan voorbereiden (de Hoef en Hoogland). De verordeningen in het fysieke domein, die straks deel uit gaan maken van het Omgevingsplan, zijn alvast verzameld in één verordening fysieke leefomgeving. We leggen tijdig koppelingen aan tussen onze applicaties en het landelijke digitale loket (DSO). Het vergunningenproces wordt ‘omgevingswet proof’ gemaakt met een focus het sneller en eenvoudiger maken van het werkproces. We bereiden een participatiegids voor, waar de stappen van het participatieproces bij initiatieven in het fysiek domein worden uitgewerkt. En tenslotte bereiden we onze medewerkers goed voor via het spoor ‘leren en organiseren’. | |
1.3. Een toekomstbestendig stadhuis | Onderzoek uitvoeren naar en een besluit (te nemen voor 2020) voorbereiden over renovatie of nieuwbouw stadhuis/huis van de stad. Daarnaast onderzoeken we wat er voor nodig is om in de tussentijd goed in het huidige stadhuis te kunnen blijven werken. | De gemeenteraad heeft dinsdagavond 12 november 2019 besloten om een nieuw, energieneutraal stadhuis te bouwen op de Trapeziumlocatie. |
1.4. Aantrekkelijk en inclusief werkgever én een toekomstbestendig personeelsbestand | Via onder andere strategische personeelsplanning, vernieuwing van ons (talentgerichte) personeelsbeleid en moderne arbeidsmarktcommunicatie werken we aan aantrekkelijk werkgeverschap, maar bovenal aan een toekomstbestendig en wendbaar personeelsbestand. Daarnaast werken we aan een diverse organisatie langs de pijlers “veiligheid, bewustwording, ontmoeting en zichtbaarheid”. Ook het creëren van garantiebanen en begeleiden van deze mensen past binnen onze doelstellingen en zetten we verder op in. | In 2019 was de arbeidsmarkt nog altijd krap. Wij merken dat vooral op specialistische vacatures, zoals die bij de burgerlijke stand of bijvoorbeeld bij de functie van BOA. Net als landelijk is het moeilijk om in de hoek van IT/informatievoorziening goede kandidaten te vinden, die zich ook voor langere tijd aan onze organisatie binden. Dat beeld zien we ook in toenemende mate in het financiële werkveld en bij projectmanagement. Desondanks hebben wij veel vacatures kunnen vervullen – veel nieuwe medewerkers kiezen voor Amersfoort als combinatie van een woon- én werkgemeente. Daar zit dan ook onze doelgroep. Strategische personeelsplanning (SPP) heeft constant onze aandacht. We zien daarin nu een verschuiving van afdelingsgericht naar themagericht benaderen van de SPP (denk aan de Omgevingswet). Het aantal medewerkers in een garantiebaan is in 2019 niet gegroeid, maar gestabiliseerd. Het creëren van arbeidsplaatsen/matchen van kandidaten uit de doelgroep is intensief. Daarbij slagen ook niet alle plaatsingen. In oktober 2019 hebben wij meegedaan aan Diversity Day met als thema #jezelfzijnwerkt. Dit was één van de activiteiten in het kader van inclusie op de werkvloer. |
2. Informatievoorziening
MAXIMAAL DIGITAAL EN DUURZAAM
1 We geven invulling aan maximaal digitaal werken. We zorgen voor aangepaste of nieuwe voorzieningen waar informatie duurzaam digitaal is opgeslagen en kan worden teruggevonden.
Met mobiele apparaten zorgen we voor het fundament onder tijd- en plaats onafhankelijk werken en geven zo invulling aan onze visie op de digitale werkplek.
Eén van de manieren waarop we aan deze doelstelling werken is het met programma ‘Amersfoort Digitaal’. Dit programma ondersteunt medewerkers en afdelingen in de overgang naar een nieuwe manier van digitaal samenwerken. Amersfoort Digitaal zorgt ervoor dat de basis op orde is en dat er een uniforme werkwijze ontstaat met moderne digitale gereedschappen. Het digitale tijdperk vraagt om een ander kijk op het proces van informatiecreatie tot vernietigen en archiveren. Naderende wetgeving (WOO), maar ook actuele wetgeving (Archiefwet) vraagt om toetsing en eventueel bijstelling van bestaande werkwijzen. In 2019 een nulmeting (zelf audit) uitgevoerd om vast te stellen waar we staan en welke stappen nog gezet moeten worden.
2 We zijn ons bewust van de technologische mogelijkheden en zetten deze innovatie in waar het waarde toevoegt voor inwoner en organisatie
De afgelopen periode onderzochten we hoe we digitale hulpmiddelen, technologie en data kunnen inzetten, zowel voor de interne organisatie als voor de stad. Bijvoorbeeld in het programma ‘Smart City’. Daarin werken we bijvoorbeeld aan geluidsensoren t.b.v. handhaving op het Lieve Vrouwekerkhof en kennen we het project Snuffelfiets: sensoren voor luchtkwaliteit op de fiets t.b.v. groene fietsroutes.
3 Wij sluiten actief aan op de landelijke ontwikkelingen op het gebied van samen organiseren en common ground. Leidraad hierbij is het jaarprogramma Gezamenlijk Gemeentelijke Uitvoering 2019 (GGU2019). We willen actief bijdragen aan het werken als één landelijke overheid, hergebruiken slimme voorbeelden van andere gemeenten en delen onze successen met andere gemeenten. In 2019 zullen onze gegevensbronnen meer en meer, al dan niet door slim te combineren, ingezet worden om beleidskeuzes te ondersteunen (data gestuurd werken).
In 2019 hebben we ons beleid rond ‘Samen Organiseren’ vorm gegeven door met andere gemeenten op te trekken in zowel landelijke als regionale bijeenkomsten. Concreet is een bijdrage geleverd aan de transitiestrategie Common Ground.
Werken in samenwerkingsverbanden is noodzakelijk, maar niet altijd vanzelfsprekend. De gemeente Amersfoort zet in op het beter benutten van data bij het beantwoorden van maatschappelijke vragen. Dit betreft de behoefte om meer inzicht te hebben in de feitelijke situatie, de mogelijkheid om data te gebruiken bij beleid en uitvoering en het versterken van de interne datagovernance en kwaliteit.
STABIEL EN VEILIG FUNDAMENT
1 We zorgen blijvend voor een infrastructuur die stabiel, veilig en betrouwbaar is. Hiermee zorgen we ervoor dat een complex en breed scala aan informatiesystemen beschikbaar is voor de uitvoering van het volledige takenpakket van de gemeente. Op natuurlijke momenten vervangen we technische- en applicatieve onderdelen, waarbij meer en meer aan de hand van onze sourcingsvisie afgewogen wordt of voorzieningen beter en efficiënter ‘in regie’ kunnen worden gezet.
In 2019 hebben we verschillende systemen planmatig geactualiseerd of vervangen. Het IT netwerk is vervangen en vernieuwd en het beheer hiervan overgedragen aan een externe partij. Het nieuwe netwerk zorgt voor een verhoging van de flexibiliteit en maakt dat we kunnen voldoen aan actuele beveiligingseisen voor privacy en informatiebeveiliging. In 2019 is er geen ernstige uitval geweest van kernonderdelen van de IT infrastructuur. Wel zijn er haperingen geweest in de telefoniesystemen waardoor bereikbaarheid achterbleef. Incidenten werden vooral veroorzaakt door storingen bij de telefoonprovider. Het overigens verouderde telefoniesysteem wordt in 2020 vervangen door een landelijke oplossing onder auspiciën van de VNG.
2 We zorgen voor een blijvend bewustzijn bij medewerkers rond informatieveiligheid, zorgen voor het toepassen van adequate (technische) veiligheidsmaatregelen binnen de landelijke gestelde kaders en zorgen dat we beheersingsmechanismen ingevoerd zijn en functioneren.
Het bestaande e-learning programma is voortgezet aangevuld met enkele specifieke acties (escaperoom). Kaders en richtlijnen mbt oa authenticatie zijn vastgelegd en worden doorgevoerd. Ook zijn voorzieningen mbt bijv. veilig e-mailen geactualiseerd.
Door aansluiting op het landelijke initiatief GGI Veilig komt een scala aan hulpmiddelen en voorzieningen beschikbaar om activiteit van cybercriminaliteit in een vroeg stadium te signaleren.
Leidraad in ons handelen zijn de verplichte normenkaders zoals BIO, DigiD en Suwinet. In 2019 zijn (zelf)audits uitgevoerd .Bij het adopteren van nieuwe technologieën wordt bij aanvang gekeken naar informatiebeveiliging risico’s. Geïdentificeerde risico’s worden inzichtelijk gemaakt zodat risicoafweging en inpassen van maatregelen kan plaatsvinden.
3. Informatiebeheer en archieven
Beleidsdoel 2019-2022 | Activiteiten 2019 | Realisatie 2019 |
3.1. Archiefbeheer: conform de eisen die de Archiefwet stelt. | * Het archiveren van alle relevante informatie; nu nog voor een groot deel fysiek maar geleidelijk steeds meer digitaal; streven is om per 1-1-2020 volledig digitaal te archiveren. | * Via het programma Amersfoort Digitaal 2020 wordt volop gewerkt aan de digitalisering. De doelstelling om 1-1-2020 volledig digitaal te archiveren is niet gehaald. Streven is wel om in 2020 deze doelstelling te halen. |
3.2. Digitale dienstverlening: het optimaliseren van de dienstverlening aan de burger. | * Het digitaliseren (en eventueel backscannen) van archiefstukken die regelmatig worden opgevraagd, met name bouwdossiers. | * In 2019 heeft een aanbestedingsprocedure gelopen voor metname het digitaliseren en backscannen van de bouw- en milieudossiers. Deze aanbesteding is in eerste instantie mislukt. Inmiddels lopen nieuwe aanbestedingsprocedures. |
3.3. E-depot: voorziening voor het duurzaam bewaren van digitale archieven en beeldmateriaal. | * Het maken van eenduidige afspraken over de opzet, ook met regio-gemeenten. | * Er zijn nog geen definitieve afspraken gemaakt met regiogemeenten. |
4. Governance & Compliance
We brengen het juridisch fundament van de gemeente verder op orde en richten Juridische Kwaliteitszorg in
Vanaf 2019 is de Juridische Kwaliteitszorg centraal georganiseerd en ondergebracht bij de afdeling Juridische Dienstverlening en Advies (JDA). Met de in 2019 gestarte concern controller en senior adviseur ontwikkeling is bepaald hoe we juridische kwaliteitszorg met meer focus en gestructureerd gaan inrichten en oppakken vanuit JDA. Er is een aanpak en jaarplan voor 2020 gemaakt. In 2019 zijn hierop vooruitlopend een ad hoc een aantal acties opgepakt zoals het geven van trainingen aan vakafdelingen en juridische signaleringen afgeven en samen met vakafdelingen het vervolg oppakken van o.a. gezicht bedekkende kleding en de voorbereiding op de Wet open overheid en Wet elektronische publicaties.
We (willen) leren van juridische incidenten en procedures
Uit juridische procedures of incidenten waar de gemeente Amersfoort bij betrokken is, zijn leerpunten naar voren gehaald en indien nodig hebben we onze werkwijzen aangepast.
We borgen de juridische kennis en begrenzen de kosten
De inhuur bij de afdeling Juridische Dienstverlening en Advies is vervangen door de instroom van nieuwe medewerkers. Vanaf 2020 gaat inhuur alleen nog plaats vinden bij ziekte, pieken in het werk en/of exoten.
We zorgen ervoor dat nieuwe wet- en regelgeving en relevante ontwikkelingen worden gesignaleerd en vertaald binnen de organisatie
De afdeling Juridische Dienstverlening en Advies heeft een senior juridisch adviseur ontwikkeling aangesteld om de gemeente brede en algemene juridische ontwikkelingen te volgen en hierover signalen af te geven aan de afdelingen die hierdoor geraakt worden.
Het goed, tijdig en zorgvuldig afhandelen van klachten
Klachten in het sociaal domein worden volgens een nieuwe werkwijze opgepakt. De eerste ervaringen met deze nieuwe wijze van klachtbehandeling zijn positief. De inzet van de klachtencoördinator speelt hierin een essentiële rol. De klachtencoördinator fungeert als eerste aanspreekpunt, als schakel tussen de indiener van de klacht en de interne medewerker, als gespreksleider en als adviseur om de behandeling van klachten in goede banen te leiden.