Portefeuillehouders
Wethouder Kees Kraanen | Wethouder Willem-Jan Stegeman |
Onze inzet
Vooraf
In het organisatie ontwikkelplan ‘Werken voor bestuur en stad’ (2014) hebben wij de volgende ambitie voor de gemeentelijke organisatie geformuleerd:
'De samenleving is volop in verandering, onze rol en ons takenpakket passen wij daarop aan.'
We weten wat er leeft in Amersfoort. Voor het bestuur leveren we diensten en ondersteunen wij de inwoners en partners om kansen te grijpen en problemen op te lossen (Werken voor Bestuur en Stad).
Deze ambitie is nog altijd actueel en onze werkzaamheden zetten wij organisatiebreed ook binnen dat kader voort. Dat geldt ook voor de bedrijfsvoering van de organisatie, die aan moet sluiten op deze ambitie. In hoofdstuk 6 Bedrijfsvoering benoemen wij op hoofdlijnen onze beleidsdoelen en geplande activiteiten op onderstaande drie thema’s.
1. Organisatie ontwikkeling "Werken voor Bestuur en Stad
2. Informatievoorziening
3. Informatiebeheer en archieven
In deze paragraaf verdiepen wij enkele van die onderwerpen of benoemen meer algemene ontwikkelingen in de bedrijfsvoering in de breedte.
Strategische Personeelsplanning - we investeren in ons "werkgeversmerk"
In ons coalitieakkoord hebben wij benoemd dat de relatief hoge gemiddelde leeftijd van de ambtelijke organisatie leidt tot een grote pensioenuitstroom. De krapte
op de huidige arbeidsmarkt vraagt erom als aantrekkelijke werkgever te investeren in de vaardigheden en ontwikkeling van eigen medewerkers en het werven van nieuwe talenten.
Ook in 2019 hebben we daarom weer verder geïnvesteerd in onze “corporate branding”. Zo zijn er bijvoorbeeld nieuwe campagnebeelden gemaakt én vier filmpjes die onze werving ondersteunen (Zie: Collega's aan het woord ) .
In 2019 was de arbeidsmarkt echter nog steeds krap. Wij merken dat vooral op specialistische vacatures, zoals die bij de burgerlijke stand of bijvoorbeeld bij de functie van BOA. Net als landelijk is het moeilijk om in de hoek van IT/informatievoorziening goede kandidaten te vinden, die zich ook voor langere tijd aan onze organisatie binden. Dat beeld zien we ook in toenemende mate in het financiële werkveld en bij projectmanagement. Desondanks hebben wij veel vacatures kunnen vervullen – veel nieuwe medewerkers kiezen voor Amersfoort als combinatie van een woon- én werkgemeente. Daar zit dan ook onze doelgroep.
Strategische personeelsplanning (SPP) heeft constant onze aandacht. We zien daarin nu een verschuiving van afdelingsgericht naar themagericht benaderen van de SPP (denk aan de Omgevingswet).
Inclusieve organisatie – we gaan voor divers talent
Wij gaan voor divers talent. Wij hebben de overtuiging dat een divers personeelsbestand bijdraagt aan de effectiviteit van onze organisatie. Diverse achtergronden brengen namelijk meervoudige perspectieven en talenten met zich mee. Dat komt de kwaliteit van ons werk ten goede. Daarom hebben wij op 2 mei 2017 de 'Visie op gemeente Amersfoort als inclusieve en diverse organisatie' vastgesteld.
Enkele elementen om te benoemen over 2019:
- We hebben voor het eerst meegedaan aan de landelijke Diversity Day op 1 oktober 2019. Met het thema #jezelfzijnwerkt hebben we op diverse manieren die dag het gesprek onder medewerkers op gang gebracht.
- Vaste tekst onder onze vacatures: “ Amersfoort wil een diverse organisatie zijn, dus het maakt ons niet uit waar je geboren bent, waar je in gelooft en van wie je houdt. We zijn nieuwsgierig naar jouw talent en hoe jij het verschil maakt voor de stad .”
- Bestuurder(s), gemeentesecretaris en medewerkers hebben ook dit jaar weer meegevaren met de Utrechtse Canal Pride.
- We hebben “ meet your culture ” lunches georganiseerd, waarin nieuwsgierigheid naar elkaars gewoontes, gebruiken en tradities werd gestimuleerd.
- Het lukt ons steeds beter om mensen uit de doelgroep van de Wet Banen een plek te bieden bij de gemeente Amersfoort en te behouden. Desondanks zien we dat het aantal medewerkers niet toeneemt, maar stabiliseert.
Integriteit – we zijn een betrouwbare gemeentelijke organisatie
Wij vinden het belangrijk dat wij een betrouwbare gemeentelijke organisatie zijn. Dat vraagt ook wat van de medewerkers in die organisatie. Wij vragen hier onder meer aandacht voor via het thema integriteit. In onze aanpak ligt de focus op kunnen komen tot het morele oordelen en het borgen van die gedachtegang in zogenoemde morele beraden. De training morele oordeelsvorming is verplicht onderdeel van het “onboarding programma” voor nieuwe medewerkers.
In 2019 is ons beleid geactualiseerd en vanwege de implementatie van de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren als zodanig opgenomen in ons Personeelshandboek (hoofdstuk 2) (Link naar collegebesluit 17 december 2019 - Personeelshandboek ) . Daarmee sluiten we aan op landelijke regels. De drie hoofdpunten in het gewijzigd beleid zijn als volgt. Als eerste hebben we de positionering van de vertrouwenspersoon intern gewijzigd, zodanig dat er meer vertrouwenspersonen komen, waarbij de drempel tot benaderen waarschijnlijk lager is. Tevens voeren we in 2020 voor álle medewerkers verplicht het overleggen van een VOG bij indiensttreding in. Tot slot hebben we onze tolerantiegrens voor het aannemen van geschenken verlaagd; we nemen geen geschenken meer aan én gaan hierover de dialoog aan met onze externe partners.
Meldingen
In 2019 is er zes nieuwe meldingen geweest van een mogelijke integriteitsschending. Van deze meldingen zijn er vijf nader onderzocht en heeft het in drie gevallen geleid tot passende maatregelen.
Van deze zes meldingen zijn ook drie gevallen besproken in de media. Dat heeft veel impact gehad op de betrokkenen. Wij ervaren de openheid van ons ons als bestuur tegenover het goed werkgeverschap, het zijn van een lerende organisatie én de bescherming van individuele medewerkers als een toenemend spanningsveld, waarbij de bescherming van het individu voor ons zwaar weegt.
Vertrouwenspersoon
De intern vertrouwenspersoon integriteit is daarnaast door ongeveer 15 personen benaderd voor een individueel gesprek. Dat heeft niet geleid tot meldingen. De rode draad in de diverse gesprekken lag in mindere mate op het thema integriteit, maar meer op de verhouding tussen manager en medewerker.
Voor ongewenste omgangsvormen werken we met een extern vertrouwenspersoon. Daar zijn in 2019 zeven medewerkers in gesprek geweest. Vier gesprekken hadden betrekking op het thema integriteit en de overige op ongewenste omgangsvormen (onheuse bejegening / pesten).
Interne dienstverlening - we werken volgens één dienstverleningsconcep t
In "Werken voor bestuur en stad" is afgesproken dat we gaan werken volgens één intern dienstverleningsconcept. Alle interne dienstverlenende afdelingen hebben in dit kader afspraken gemaakt over met name de afstemming en de prioritering in de organisatie. Maandelijks wordt dit afgestemd met de afdelingsmanagers. Verder wordt gewerkt aan de verdere professionalisering van de interne dienstverleners. We streven er naar de interne dienstverlening voortdurend te verbeteren en efficiënter te maken. De interne klantbenadering en partnerschap staan daarbij voorop.
Facilitaire zaken - we doen noodzakelijke onderhoud
Het beheer en de instandhouding van de gemeentelijke overheidsgebouwen voor de huisvesting van de ambtelijke en bestuurlijke organisatie vraagt voortdurend aandacht. Door de planvorming voor de gemeentelijke huisvesting is het onderhoud van het stadhuis de afgelopen jaren beperkt tot het hoogst noodzakelijke. Zo ook in 2019.
Informatiebeheer - we gaan over naar digitaal archiveren
Binnen het informatiebeheer zijn er de komende jaren twee grote uitdagingen. In de eerste plaats de digitaliseringsslag die gaat plaatsvinden waardoor niet langer fysieke archieven maar alleen digitale archieven zullen worden gevormd. De papierstroom moet binnen afzienbare tijd opdrogen. Maar dan nog zijn er achterstanden die weggewerkt moeten worden. Hiervoor is enige tijd geleden de operatie Schoon Schip opgezet met als doelstelling om de papier (oude) archieven geheel op te ruimen dan wel over te brengen naar Archief Eemland. De Archiefwet verplicht semi-statische documenten na een periode van 20 jaar over te brengen naar een Archiefbewaarplaats. De Archiefbewaarplaats staat onder toezicht van de gemeentearchivaris.
Doelstelling is dat in 2020 digitaal gearchiveerd gaat worden. Dit heeft ook grote consequenties voor het huidige personeelsbestand die met een geheel nieuwe werkwijze te maken zal krijgen. In 2019 is hiervoor een belangrijke stap gezet.
Daarnaast betekent het ook dat binnen korte tijd een digitale bewaarplaats moet worden gerealiseerd, het E-depot, zodat digitale documenten duurzaam kunnen worden opgeslagen en geraadpleegd. Op het gebied van het informatiebeheer wordt nauw samengewerkt met Archief Eemland.
Informatievoorziening
Digitalisering heeft veel positieve effecten op de samenleving en kan een grote bijdrage leveren aan het maatschappelijk welzijn. Middelen zijn efficiënter in te zetten, transacties gaan sneller en producten en diensten sluiten beter aan bij wat we willen en nodig hebben. Maar tegelijkertijd zijn er ook negatieve effecten, zoals risico’s op het gebied van informatieveiligheid, cybercriminaliteit, privacy en de kloof tussen mensen die wel en niet profiteren van digitalisering.
De gemeente heeft daarin als eerste aanspreekpunt van de overheid een belangrijke rol door integer afwegingen te maken op basis van die risico’s. Voor het vertrouwen van burgers en bedrijven is het belangrijk om betrouwbaar en transparant te zijn zodat deze afwegingen voor iedereen inzichtelijk en begrijpelijk zijn.
Openheid over besluitvorming en het beschikbaar stellen van data maakt het mogelijk om mee te kunnen doen, mee te beslissen en mee te praten en daarmee het draagvlak in de samenleving vergroten. De invoering van de aanstaande Wet Open Overheid (WOO) zal daaraan een grote bijdrage leveren. Door proactief informatie open te stellen in plaats van op verzoek wordt het voor burgers en bedrijven makkelijker om inzicht te krijgen in gemeentelijke processen.
Werken in samenwerkingsverbanden is noodzakelijk, maar niet altijd vanzelfsprekend. Het samen organiseren van informatievoorziening is efficiënter, goedkoper en slimmer omdat we van elkaar leren en schaalvoordelen genereren. Bij nieuwe ontwikkelingen haken we daarom bewust aan bij ontwikkelingen als Samen Organiseren en Common Ground van de Vereniging Nederlandse Gemeenten zodat we ideeën opdoen, ontwikkelkracht combineren waar mogelijk en bijdragen aan harmonisatie van gemeentelijke werkprocessen.
Op het gebied van onze bedrijfsvoering maken we meer ruimte voor vernieuwing en verbetering en besteden we minder tijd aan beheren, natuurlijk altijd met oog voor veiligheid en continuïteit van gemeentelijke dienstverlening. We doen dit door werk in regie te zetten wat verantwoord is en samen te organiseren waar het kan. Maar ook door onze werkprocessen te digitaliseren, bestaande infrastructuren te vernieuwen zodat minder beheer nodig is en we blijvend aan de huidige en toekomstige eisen voldoen.
De dynamiek van eerder genoemde digitale transformatie vraagt om een grotere wendbaarheid, veranderkracht en digitale vaardigheid van onze organisatie. Het organiseren van kennisuitwisseling en -ontwikkeling krijgt dan ook nadrukkelijk een plek in de organisatie van ons werk. Verder vergroten we de zelfredzaamheid van medewerkers, onder andere door de inzet van selfservice voorzieningen.
Door verdergaande digitalisering, onze informatiehuishouding op orde te hebben, stabiliteit en betrouwbaarheid te bieden geeft informatievoorziening meerwaarde aan de gemeentelijke dienstverlening.
Compliance en governance
De inhoudelijke ambities op dit thema zijn terug te vinden in met name hoofdstuk 4 Bestuur en Dienstverlening. Wij benoemen dit hier, nu de dekking van de kosten op dit thema zijn geregeld in hoofdstuk 6 Bedrijfsvoering.
De uitgangspunten van het privacy beleid zijn besproken in de raad van 8 oktober 2019. Het privacy beleid is op 18 oktober 2019 vastgesteld door het college. Het protocol en de werkwijze afhandeling (incident)meldingen zijn geactualiseerd en vastgesteld.
Klachten en bezwaar/beroep
In 2019 zijn er 628 bezwaren binnen gekomen en zijn er 560 afgehandeld. Daarnaast zijn er 68 beroepszaken, 27 hoger beroepszaken en 25 voorlopige voorzieningszaken behandeld. Van de 560 afgehandelde bezwaren waren er 41 gegrond. Onze werkwijze om onnodige procedures te voorkomen en zoveel mogelijk met de betrokken inwoners te zoeken naar een passende oplossing is geïntensiveerd.
Privacy & gegevensbescherming
De uitgangspunten van het privacy beleid zijn besproken in de raad van 8 oktober 2019. Het privacy beleid is op 18 oktober 2019 vastgesteld door het college. Het protocol en de werkwijze afhandeling (incident)meldingen zijn geactualiseerd en vastgesteld.